「todoリスト」とは、片づけたいタスクを一覧にした、いわゆる「やることリスト」のようなものです。
私は日々の生活を管理する「バレットジャーナル」というノート術の中でtodoリストを活用しています。
当記事では、todoリストにどのようなメリットがあるのか、筆者はどのような使い方をするのかなど、実際の経験をベースに掲載しています。
参考になりましたら幸いです。
todoを書き出すと行動力が上がる
todoリストでタスクを管理するようになってから、驚くほど行動力が上がり、以前よりもやるべきこと、やりたいことにたくさん取り組むことができるようになりました。
頭で考えるだけでは行動に移しづらい
日々の生活にはやりたいこと、やるべきことがたくさんあって、でも何から手を付ければいいのかわからなくて、なかなか行動に移せないことがあります。
頭の中だけで考えようとすると「あれやりたいなー、これやらなきゃなー、でもどれからやればいいのかなー」と、考えが頭の中を堂々巡りし、なかなか動き出せない状態が続きます。
考え事が長引くと、最初に考えていたことを忘れてしまったり、いつの間にか最初に考えていた事について考えていたりと、なかなか「これからどう動くか」について結論が出せません。
考えているうちに疲れてきたり、めんどくさくなって結局何もやらない…といったことが多々ありました。
一度にたくさんのことを考えるのは難しい
情報を処理する脳の作業領域を「ワーキングメモリ」と呼ぶそうですが、このワーキングメモリで同時に処理できる情報は3つまでと言われています。
また、緊張や不安などのストレスを感じたり、脳が疲れている状態だとワーキングメモリは減ってしまい、複数の情報を同時に処理することがより難しくなります。
ストレスや疲労がなくとも、頭の中で一度に処理できる情報量はそれほど多くないのに、「あれやりたい、これやらなきゃ」が多いと頭の中でそれらの情報が整理しきれず、なかなか行動に移せなかったんだと思います。
書き出すことで脳の負担を減らす
そこで、やりたいこと、やるべきこと（タスク）を紙に書き出すという作業をします。
頭の中で考えていることを外に出すことを「外化」というのですが、こうすることで脳の負担を減らすことができます。
パソコンに保存しているデータが多いと、パソコンの処理速度は遅くなりますが、外付けのハードディスクなどにデータを移すと、パソコンに保存しているデータの容量が少なくなって、処理速度が上がるのと同じようなイメージです。
タスクをtodoリストに書き留めるので、何をしようとしていたのか忘れてしまったとしても、todoリストを見れば思い出すことができます。自分で覚えておく必要はありません。
また、todoリストという形で紙に書き出すことで、すべてのタスクを一目で見渡すことができます。
頭の中で考えているだけだと、数が多く果てしないように感じていたのですが、紙に書き出して全容を見ることができると「全部でこれだけか、思ったより少ないな」と思えて、行動に移すことへのハードルが下がった気がします。
todoリスト活用術
やらなければならないことを確実にこなす
仕事でも家庭でも、タスクがたくさんあるときはtodoリストを作って、書いてあるタスクを片っ端から片づけていくという方法です。
「todoリスト」と聞いてよくイメージされる、ポピュラーな活用パターンかなと思います。
片付いたタスクをひとつずつ消していくと小さな達成感がありますし、タスクが多くてもtodoリストを確認すれば「このタスクやるの忘れてた！」といったやり忘れを防ぐというメリットがあります。
1つのタスクを細分化する
1つのタスクを完了させるまでの道のりもtodoリストにしてしまう、という方法もあります。
＜例１：洗面所の掃除をする＞
・不足している掃除用具を買いに行く
・洗濯槽を掃除する
・洗面器を掃除する
・鏡を拭く
・棚を整理する
・掃除機をかける
・床を拭く etc…
例えば「掃除をする」というタスクがあったとして、完了させるまでの手順ひとつひとつを、上記のようにタスクとして書き出していきます。
手順が多いタスクであればあるほど、そのタスクを細分化しておくと、すべての手順を忘れずに片づけていくことができます。
＜例２：本棚を作る＞
・だいたいのサイズや形などを決める
・作り方や必要な材料、工具をネットなどで調べる
・設計図を作る
・必要な材料、工具を揃える
・制作する
慣れていない内容のタスクがあるときも、タスクの細分化が有効です。
例えば「本棚を作る」というタスクは、本棚の完成までに材料を集めたり、作り方を把握するなど、やることはたくさんあるはずです。
ですが、はじめて本棚を作るときは「やったことがないから、何を、どの順番でやっていけばいいのかわからない」といった感じで「本棚を作る」というゴールまでの道筋がぼんやりしていて、なかなか行動に移せないかもしれません。
その場合は、その時点でわかる範囲でもいいので、タスクを細分化してみるといいかもしれません。
後になってタスクが増えたり減ったりしてもかまいません。
細分化されたtodoリストは「本棚を作る」というゴールまでの道のりに点在している「チェックポイント」のような役割を果たしてくれます。
「本棚を作る」というゴールにたどり着くまでに、何をしたらよいかがはっきりするので、何も道しるべがないよりも行動に移しやすくなります。
＜例３：業績に関する資料を作成する＞
・社内のクラウドから資料作成に必要なデータを抽出
・他部署が扱っているデータを見せてもらう
・データの不明点を担当部署に確認する
・集めたデータを加工して資料にする
・提出前にチェックする
仕事であれば、任されるようになってから日が浅く、まだ慣れていない業務がある場合、その業務の手順をtodoリストにしていました。
前の担当者から業務の進め方をちゃんと教えていただいたとしても、慣れるまではミスも度々ありましたし、作成の段階で「これであってるかな？」と不安になることもあったので、todoリストを作ってひとつずつ手順通りにできているか確認しながら取り組んでいました。
また、他の業務も同時進行で進めていたり、来客や電話対応などもあり、途中で業務を中断せざるをえないことも多々あったので、前回の続きから業務を開始する際に「どこまで進んでいるか」を確認するチェックリストとしても機能していました。
書いたタスクは必ずやらないとダメ？
やらなくても大丈夫なケースもあります。
当時は必要と思って書いたタスクが、時間が経つと状況がや気分が変わり、「やらなくても良いタスク」になっていることもあるからです。
極端な例かもしれませんが、「今日、育てている花に水をあげる」というタスクがあったとしても、雨が降ればその必要はなくなります。
また、「今日はカレーが食べたい」と思って「カレールーを買う」というタスクを作ったとしても、気分が変わって「やっぱり今日は焼きそばにしよう」と思ったのなら、「カレールーを買う」というタスクは片づける必要がなくなります。
そのような片づける必要がなくなったタスクは、片づけたタスクと同様にチェックを入れたり、削除してしまって大丈夫です。
todoリストの作り方
todoリストを作るときは一旦全部書き出す
私の場合、何もない状態から新しくtodoリストを作るときは、
①思いつくすべてのタスクを全部紙に書き出す
②内容を精査して、todoリストを清書する
…という順番で作成しています。
作業① 思いつくすべてのタスクを全部紙に書き出す
＜書き出す内容＞
・必ずやらなければならないこと
・やりたいこと
・やらなくてもいいけど、やっておくといいこと
・やるべきか、やらなくても大丈夫なのかわからないこと
＜ポイント＞
・最終的にtodoリストに書かないような些細なタスクでもいい
・〆切の有無は考えない
・雑多になってもいいので思いついた順番に箇条書きで書く
思いつく限りのタスクを書いたら、その書いたタスクを確認しながらtodoリストを作っていきます。
この段階で「書いたけど、やらなくても大丈夫そう」と思うタスクはリストに記入しなくてOKです。
逆に「やらなくてもいい気がしつつ書いたけど、改めて考えるとやった方が良さそう」と思うタスクも出てくると思います。
また、「やるべきか、やらなくても大丈夫なのかわからない」というタスクはひとまずtodoリストに記入しておくことをおすすめします。
後日「やらなくても大丈夫」ということになったのであれば、リストから削除すればいいだけですし、「やらなければならない」という状況になる可能性もあります。
todoリストはそういった「片づけるべきか否か」が不確定なタスクの備忘録にもなってくれます。
参考文献など
樺沢紫苑（2022）「言語化の魔力 言葉にすれば「悩み」は消える」幻冬舎