私はとある会社で事務のお仕事をしています。
以前は卓上カレンダーとパソコンのふせんアプリを使ってスケジュールやtodoを管理していたのですが、現在は「仕事用のバレットジャーナル」を作成し、仕事のスケジュールやtodoをすべて1冊のノートにまとめて管理しています。
当記事では「事務系会社員が仕事用のバレットジャーナルを運用するとどんな感じになるのか」というテーマでバレットジャーナルの運用例をご紹介します。
仕事用バレットジャーナルの全体像
バレットジャーナルとは自分の思考や行動を整理・管理するためのノート術です。
考案者であるライダー・キャロルさんの著書にて基本的な構成等の解説がありますが、ユーザー自身の目的・用途に合わせてカスタマイズできるとも説明されています。
私の仕事は、基本的に１か月単位で同じスケジュールの繰り返しで、時々イレギュラー的な業務が入ってくる感じなので、マンスリーログ（カレンダー、長期的todoリスト・メモ）と、デイリーログのみで構成しています。
マンスリーログ
いわゆる月間ページです。
その月のカレンダーと、todoや予定の詳細等を記載しています。
カレンダー
ページの左上にカレンダーを書いています。
私はフリーハンドで罫線を書いていますが、ネットで配布されているカレンダーを印刷して貼ったり、文具店や100均で販売されているカレンダーを貼ってもいいと思います。
＜Point＞
カレンダーは、左端に日曜日が配置されている「日曜日始まり」や、月曜日が配置されている「月曜日始まり」があるので、始まる曜日にこだわりがある場合はチェックされることをおすすめします。
長期的todoリスト・メモ
カレンダーの下には「長期的todoリスト・メモ」を書いています。
バレットジャーナルのフューチャーログのような役割も果たしています。
＜長期的todoリストに書く内容＞
・〆切が来月以降のタスク
・〆切がある業務ではないけどやっておきたいこと（資料整理等）
・その他メモ
・カレンダーの枠内に書ききれなかったスケジュールの詳細
例：9月4日はやることが多くてカレンダーに書ききれない場合に、長期的todoリストに9月4日のスケジュールやtodoの詳細を書いておく
完了したタスクはチェックをつけていき、その月に着手・完了しなかったタスクは、翌月のマンスリーログを作成する際に長期todoリストに書き込みます。
毎月todoリストを作成することで、完了したタスクは削除でき、毎月必要なタスクだけが書かれているスッキリとした状態に保つことができます。
準備・タスクを全部書き出す
仕事用バレットジャーナルを作成する準備として、まず最初に、抱えている仕事や業務上やっておきたいと思っていたことを、すべて紙に書き出しました。
その後書き出したタスクを確認して、カレンダーか長期的todoリストのどちらかに書き写していきました。
＜書き出したタスクの内容＞
・直近の〆切までに提出する必要がある仕事
・〆切があるけど期日まで余裕がある仕事
・〆切はないがやっておきたいこと（資料整理等）
別紙に書き出さず、直接カレンダーや長期的todoリストに書き出しても大丈夫ですが、私の場合「書き出してみたけど、改めて考えるとこのタスクはやらなくていいかも」と思って書き写さなかったタスクもあったので、個人的には一旦すべて別紙に書き出すことをおすすめします。
デイリーログ
デイリーログは主に毎日のtodo管理で使用します。
タスク以外にも定期ミーティングのメモだったり、業務の一時的なメモを残したりします。
＜毎日のtodoリストに書く内容＞
・前日に取り組もうと思ってリストアップしていたタスクのうち、完了しなかったタスク
・カレンダーや長期todoリストにを参考に、今日取り組むべきと判断したタスク
・その他メモ
ロルバーン、キャンパスなどのダイアリーも活用できる
私は普通の方眼ノートを使っていますが、文具店や雑貨屋などでも販売されている「ロルバーンダイアリー」や「キャンパスダイアリー（ソフトリング）」を活用するのもおすすめです。
マンスリーカレンダーが1ヶ月ごとに見開き1ページで載っているため、その月の予定を記入しやすいですし、方眼メモのページ数が多いので、スケジュール以外にもメモを取れて便利かと思います。
＞ロルバーンダイアリーでバレットジャーナルをやってみたレポート記事はこちら
【おまけ】ルーズリーフとバインダーで自由度が上がる
これは、以前試験的に運用してみたバレットジャーナルです。
営業や企画など、特定のプロジェクトに参加したり、複数の顧客を担当されているようなお仕事の方に向いていそうだな、と思います。
私の仕事は基本的に１か月単位で同じスケジュールの繰り返しで、プロジェクトに参加することなどがあまりないため、この方法は実用には至りませんでしたが、おまけとして掲載します。
例えば複数のプロジェクトに参加していたり、複数の顧客を担当しているというシチュエーションであれば、ノートではなくルーズリーフに書き出し、バインダーで管理するのも便利かと思います。
仕事用バレットジャーナルにプラスして、プロジェクトごと、顧客ごとにルーズリーフを用意し、各案件ごとにtodoなどをまとめておき、バインダーで１か所にまとめることができます。
まとめたルーズリーフに書かれたtodoを確認しながら「今日はAとBのプロジェクトの、このtodoをやろう」といった感じの予定が立てやすいと思います。
また、各項目のページを、バインダーの途中にルーズリーフを差し込むことで増やしたり、ページの順番を入れ替えたりできるので、ノートよりもカスタマイズの幅が広いのが利点かと思います。
参考文献など
いしかわゆき（2021）「書く習慣」クロスメディア・パブリッシング
安田修（2022）「自分を変えるノート術」明日香出版社
ライダー・キャロル（2019）「バレットジャーナル 人生を変えるノート術」ダイヤモンド社