私はとある会社で事務のお仕事をしています。
以前は卓上カレンダーとパソコンのふせんアプリを使ってスケジュールやtodoを管理し、不要になった資料などの裏紙をメモ用紙として使っていました。
仕事用にバレットジャーナルを導入したところ、仕事のスケジュールやtodoリスト、メモ書きなどの情報をすべて1冊のノートにまとめて管理しているため、情報整理がしやすくなり、机の上の物が減ってスッキリしました。
当記事では「事務系会社員が仕事用にバレットジャーナルを運用するこんな感じ」というテーマでバレットジャーナルの運用例をご紹介します。
＜当記事でわかること＞
・仕事用にバレットジャーナルを運用するメリット
・筆者の仕事用バレットジャーナル運用例（見本）とその解説
【概要】
バレットジャーナルとは
バレットジャーナル（以下「BuJo」と表記）はスケジュールやタスク、思考を整理するためのノート術です。
考案者であるライダー・キャロルさんの著書にて基本的な構成等の解説がありますが、ユーザー自身の目的・用途に合わせてカスタマイズできるとも説明されています。
（見本）筆者の仕事用バレットジャーナル
私の仕事は、基本的に１か月単位で同じスケジュールの繰り返しで、時々イレギュラー的な業務が入ってくる感じなので、マンスリーログ（カレンダー、長期的todoリスト・メモ）と、デイリーログのみのシンプルな構成にしています。
使用しているのはソフトリングのノートです。
ページがきれいに切り離せるミシン目の入った方眼罫の物を使用しています。
プライベート用と使い分けたほうがいい？
私はBuJoを「仕事用」と「プライベート用」に分けて運用していますが、働き方や生活スタイルに合わせて、仕事もプライベートもまとめて1冊で管理する公私混同なBuJoでもいいと思います。
プライベート用のBuJoは運用せず、仕事用BuJoだけを運用するケースもあると思います。
私の場合は基本的にルーティンの仕事が多く、イレギュラーな予定が少ないため、BuJoが2冊あっても管理が複雑ではないということと、職場の人にBuJoを見せながら打ち合わせすることがあるため、仕事用とプライベート用にBuJoを使い分けています。
＜仕事用とプライベート用に分けるメリット＞
・仕事のことしか書いていないのでその分書き込まれた情報が少なくて見やすい
・職場の人にプライベートな内容を見られることがない
＜仕事用とプライベート用に分けるデメリット＞
・ノートが2冊あるのでその分管理に手間がかかる
・仕事とプライベートのスケジュールでダブルブッキングが発生するリスクがある（※）
※筆者は仕事用BuJoのカレンダーにて、プライベートの予定がある日付に「★」や「有給」と書き込んでダブルブッキングしないよう対策していました。
【メリット】
情報を1冊のノートに集約するため情報整理しやすい
以前は、卓上カレンダーやパソコンのふせんアプリ、裏紙を使ったメモ帳を使い分けてスケジュールやタスクなどを管理していました。
情報を確認する媒体が3つある状態でしたが、1冊のノートに情報をまとめることで、スケジュールやタスクなどの情報管理が楽になりました。
＜バレットジャーナル導入前＞
・「卓上カレンダー」「パソコンのふせんアプリ」「不要になった資料などの裏紙をメモ用紙」を活用
・情報を確認する媒体が3つある
・ふせんアプリはパソコンを起動しないと確認できない
・メモ用紙は増えると管理が大変、且つ紛失するリスクがある
＜バレットジャーナル導入後＞
・スケジュール、タスクなどを1冊のノートにまとめて管理できる
・アナログなのでパソコンが起動できていなくても確認可能
・細々としたメモ用紙が増えないため、情報の紛失リスクが下がる
机の上の物が減る、会議での持ち物が減る
卓上カレンダーとメモ用紙の束が1冊のノートになったというだけではありますが、それでも見た目的に机の上がスッキリした印象になったと思います。
また、打ち合わせなどで自席から会議室へ移動する際も、私の場合は最低限ノートPCとノート1冊とペンがあればいいという状態になったので、荷物が少なく、会議室でも机上はごちゃつきすぎず、スッキリした状態で打ち合わせに参加できるようになりました。
【マンスリーログ】
いわゆる月間ページです。
その月のカレンダーと、todoや予定の詳細等を記載しています。
カレンダー
ページの左上にカレンダーを書いています。
私はフリーハンドで書いていますが、ネットで配布されているカレンダーを印刷して貼ったり、文具店や100均で販売されているカレンダーを貼ってもいいと思います。
＜Point＞
カレンダーは、左端に日曜日が配置されている「日曜日始まり」や、月曜日が配置されている「月曜日始まり」があるので、始まる曜日にこだわりがある場合はチェックされることをおすすめします。
長期的todoリスト・メモ
カレンダーの下には「長期的todoリスト・メモ」を書いています。
BuJoのフューチャーログのような役割も果たしています。
＜長期的todoリストに書く内容＞
・〆切が来月以降のタスク
・〆切がある業務ではないけどやっておきたいこと（資料整理等）
・その他メモ
・カレンダーの枠内に書ききれなかったスケジュールの詳細
例：9月4日はやることが多くてカレンダーに書ききれない場合に、長期的todoリストに9月4日のスケジュールやtodoの詳細を書いておく
完了したタスクはチェックをつけていき、その月に着手・完了しなかったタスクは、翌月のマンスリーログを作成する際に長期todoリストに書き込みます。
毎月todoリストを作成することで、完了したタスク・不要なったタスクは削除でき、毎月必要なタスクだけが書かれているスッキリとした状態に保つことができます。
準備・タスクを全部書き出す
仕事用BuJoを作成する際、まず最初に、抱えている仕事や業務上やっておきたいと思っていたことを、すべて紙に書き出しました。
その後書き出したタスクを確認して、カレンダーか長期的todoリストのどちらかに書き写していきました。
＜書き出したタスクの内容＞
・直近の〆切までに提出する必要がある仕事
・〆切があるけど期日まで余裕がある仕事
・〆切はないがやっておきたいこと（資料整理等）
別紙に書き出さず、直接カレンダーや長期的todoリストに書き出しても大丈夫ですが、私の場合「書き出してみたけど、改めて考えるとこのタスクはやらなくていいかも」と思って書き写さなかったタスクもあったので、個人的には一旦すべて別紙に書き出すことをおすすめします。
【デイリーログ】
デイリーログは主に毎日のタスク管理で使用します。
タスク以外にも定期ミーティングのメモだったり、業務の一時的なメモを残したりします。
＜デイリーログに書く内容＞
・前日に取り組もうと思ってリストアップしていたタスクのうち、完了しなかったタスク
・カレンダーや長期todoリストにを参考に、今日取り組むべきと判断したタスク
・ミーティングや電話対応した際のメモなど
【ノート以外を活用する例】
ロルバーン、キャンパスなどのダイアリーも活用できる
私は普通の方眼ノートを使っていますが、文具店や雑貨屋などでも販売されている「ロルバーンダイアリー」や「キャンパスダイアリー（ソフトリング）」を活用するのもおすすめです。
マンスリーカレンダーが1ヶ月ごとに見開き1ページで載っているため、その月の予定を記入しやすいですし、方眼メモのページ数が多いので、たくさんメモを取れて便利かと思います。
＞ロルバーンダイアリーでバレットジャーナルをやってみたレポート記事はこちら
ルーズリーフとバインダーで自由度が上がる
これは、以前試験的に運用してみたBuJoです。
営業や企画など、特定のプロジェクトに参加したり、複数の顧客を担当されているようなお仕事の方に向いていそうだな、と思います。
私の仕事は基本的に１か月単位で同じスケジュールの繰り返しで、プロジェクトに参加することなどがあまりないため、この方法は実用には至りませんでしたが、おまけとして掲載します。
例えば複数のプロジェクトに参加していたり、複数の顧客を担当しているというシチュエーションであれば、ノートではなくルーズリーフに書き出し、バインダーで管理するのも便利かと思います。
仕事用BuJoにプラスして、プロジェクトごと、顧客ごとにルーズリーフを用意し、各案件ごとにtodoなどをまとめておき、バインダーで１か所にまとめることができます。
まとめたルーズリーフに書かれたtodoを確認しながら「今日はAとBのプロジェクトの、このtodoをやろう」といった感じの予定が立てやすいと思います。
また、バインダーの途中にルーズリーフを差し込むことでページを増やしたり、ページの順番を入れ替えたりできるので、ノートよりもカスタマイズの幅が広いのが利点かと思います。
まとめ
当記事では「事務系会社員が仕事用にバレットジャーナルを運用するこんな感じ」というテーマでBu
Joの運用例をご紹介しました。
・スケジュールやタスクなどを1冊のノートに集約できるため、情報整理しやすく、机の上の物が減ってスッキリする
・プライベート用のBuJoと分けるか否かはユーザーのライフスタイルに合わせて決めていい
・方眼罫ノートだけでなく、ロルバーンダイアリーなどの手帳、ルーズリーフとバインダーを使ってBuJoを運用することも可能。
当記事では「事務系会社員のバレットジャーナル」を例としていますが、営業、企画など他の職種の方にはBuJoが使えない、というわけではありません。
ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
参考文献など
ライダー・キャロル（2019）「バレットジャーナル 人生を変えるノート術」ダイヤモンド社