todoリストとは、やるべきこと・やりたいことを一覧にした、いわゆる「やることリスト」です。
「バレットジャーナル」というノート術でもよく使われています。
＞バレットジャーナルについて解説した記事はこちら
todoリストを使えば、大量のタスクを効率的に片づけることができるので、仕事や日常生活の時短につながります。
また、ひとつのタスクを細分化してチェックリストのように使うこともできます。
当記事ではtodoリストを作ることでどのようなメリットがあるのか、todoリストの活用方法などをご紹介いたします。
当記事でわかること
- todoリストを使うことでどのようなメリットがあるのか
- todoリストの活用方法
- todoリストを1から作る方法（筆者の例）
【ご了承ください】
当記事は、筆者の経験および参考にさせていただいた書籍（記事末尾に掲載）の情報をもとに作成しております。
医学的、心理学的な効果をお約束するものではございません。
心身に不調を感じている方は、医療機関等の専門家にご相談ください。
また、掲載内容を実践したことによるトラブル等については責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
【メリット】todoリストのここがすごい
タスクを整理して全容を把握しやすくする
タスクが大量だと整理・把握が難しい
「やるべきこと」「やりたいこと」といったタスクが数個であれば何とかなるかもしれませんが、タスクの数が多いと、頭の中でタスクが整理しきれず散らかっているような状態になります。
ただ漠然と「タスクがいっぱいある」ということはわかるのですが、「どんなタスク」が「どのくらい」あるのか、全容を詳細に把握することが難しくなります。
タスクが整理できていない場合のデメリット
- どんなタスクがどのくらいあるかわからないので、はっきりとしたゴールが見えてこない。
- 「どのタスクから手を付けるべきか」を考えるのに時間と労力がかかる。
- 誤って優先度の高いタスクを後回しにしてしまうリスクがある。
todoリストでタスクの整理・把握が簡単になる
タスクはすべて書き出し一覧にすることで可視化することができます。
紙やデバイス上に書き出されたタスクを俯瞰して見ることができる状態になるため、簡単に整理・把握することができるようになります。
タスクをtodoリストに書き出すメリット
- タスクの全容を可視化して整理・把握できるようになる。
- 各タスクの優先順位を明確にできる。
忘れずにタスクを処理できる
タスクをtodoリストに書き留めておくことで、そのタスクを忘れずに処理できるようになるというメリットもあります。
タスクをtodoリストに書き留めるメリット
- ツァイガルニク効果（※）によってタスクを忘れにくくなる。
- もし忘れてもtodoリストを見返すことで思い出せる。
※ツァイガルニク効果
- 完了した事柄よりも、完了していない事柄の方を覚えている現象のこと。
ツァイガルニク効果でタスクを忘れにくくなりますし、もし忘れてしまってもtodoリストが備忘録代わりになってくれるので、todoリストを見返すことでまた思い出すことができます。
【使用例】todoリスト活用術
タスクを忘れずにこなす
仕事でも家庭でも、タスクがたくさんあるときはtodoリストを作って、書いてあるタスクを片っ端から片づけていくという活用方法です。
「todoリスト」と聞いてよくイメージされる、ポピュラーな活用パターンかと思います。
片付いたタスクをひとつずつ消していくと小さな達成感がありますし、タスクが多くてもtodoリストを確認すれば「このタスクやるの忘れてた！」といったやり忘れを防ぐというメリットがあります。
1つのタスクを細分化する
例１：洗面所の掃除をする
例えば「掃除をする」というタスクがあったとして、完了させるまでの作業ひとつひとつをタスクとして書き出していきます。
- 不足している掃除用具を買いに行く
- 洗濯槽を掃除する
- 洗面器を掃除する
- 鏡を拭く
- 棚を整理する
- 床を拭く etc…
作業が多いタスクであればあるほど、そのタスクを細分化してtodoリストにすることで、すべての作業を忘れずに片づけていくことができます。
例２：会社で使う資料を作成する
筆者の場合、工程数の多い業務を担当する際は、その業務で必要な工程をtodoリストにまとめています。
todoリストを確認すれば、必要な工程の取りこぼしを防ぐことができます。
- 社内のクラウドから資料作成に必要なデータを抽出する
- 他部署が扱っているデータを見せてもらう
- データの不明点を担当部署に確認する
- 集めたデータを加工して資料にする
- 提出前にチェックする
また、他の業務も同時進行で進めていたり、来客や電話対応などもあり、途中で業務を中断せざるを得ないことも多々あるので、前回の続きから業務を開始する際に「どこまで進んでいるか」を確認するチェックリストとしても機能しています。
書いたタスクは必ずやらないとダメ？
Ａ：そんなことはないです。
当時は必要と思って書いたタスクが、時間が経つと状況や気分が変わり、「やらなくても良いタスク」になることもあるからです。
例：庭の花に水をあげる
→雨が降ったので水をあげる必要がなくなった。
例：夕飯にカレーをテイクアウトする
→気分が変わって焼きそばが食べたくなったので、カレーのテイクアウトは中止する。
やる必要がなくなったタスクは、完了したタスクと同様にチェックを入れたり、削除してしまって大丈夫です。
【参考】todoリストの作り方
参考として、筆者が実際に仕事でtodoリストを作成した際の手順をご紹介します。
当時、新しく任せていただく業務が増え、担当する業務の取りこぼしが起きないか不安になったため、以下の手順でtodoリストを作成しました。
何もない状態から新しくtodoリストを作成する際の手順
- 思いつくすべてのタスクを紙に書き出す
- 内容を精査してtodoリストを清書する
作業① 思いつくすべてのタスクを紙に書き出す
書き出す内容
- 必ずやらなければならないこと
- やりたいこと
- やらなくてもいいけど、やっておくといいこと
- やるべきか、やらなくても大丈夫なのかわからないこと
この段階では思いついたタスクをメモ用紙などに全部書き出していきます。
「本当にこのタスク必要かなぁ？」と思うような些細なタスクでも構いません。
最終的にtodoリストに載せるか否かは後で考えます。
作業② 内容を精査してtodoリストを作成する
思いつく限りのタスクを書いたら、内容を確認しながらtodoリストを作っていきます。
todoリストはノート、ふせん、スマホやパソコンのメモ帳アプリなど、どんな媒体でも構いません。
point
- この段階で「やらなくても大丈夫」と思ったタスクはtodoリストに記載しなくてOK。
- todoリストに載せるべきか迷うタスクは記載しておく。
todoリストに載せるべきか迷うタスクは、ひとまずtodoリストに記載しておき、後日片づける必要がなくなったときにtodoリストから削除すれば大丈夫です。
todoリストはそういった「片づけるべきか否か」が不確定なタスクの備忘録にもなってくれます。
まとめ
当記事ではtodoリストを作ることでどのようなメリットがあるのか、todoリストの活用方法などをご紹介いたしました。
- todoリストにすることで、大量のタスクを整理・把握できるようになる。
- ツァイガルニク効果でタスクを忘れにくくなる。
- もし忘れてもtodoリストが備忘録代わりになってくれるため、思い出すことができる。
- 1つのタスクを細分化して、より確実にタスクを片づけることができる。
当ブログでもご紹介している「バレットジャーナル」というノート術と組み合わせることで、スケジュールとタスクをまとめて管理することもできます。
「バレットジャーナル」についても解説や作り方の紹介をしているので、ぜひ併せてご覧いただけますと幸いです。
参考文献
樺沢紫苑（2022）『言語化の魔力 言葉にすれば「悩み」は消える』幻冬舎
安田修（2022）『自分を変えるノート術』明日香出版社
ライダー・キャロル（2019）『バレットジャーナル 人生を変えるノート術』ダイヤモンド社