当記事ではジャーナリングを通してスケジュールや計画を立てるメリットと、やり方について解説します。
ジャーナリングとは、頭に浮かんだ考えや感情をそのまま紙に書き綴ることです。
頭の中に浮かんだ考えや感情をひたすら紙に書き出していくことで思考が整理されていきます。
例えば「今日の予定」「やるべきこと」「物事の優先順位」などについての考えを紙に書き出していくと、書き出された情報が少しずつ整理され、最適な「今日の行動計画」が作り上げられていきます。
「今日の予定」などをテーマにジャーナリングすることを、筆者は「セルフミーティング」と呼んでいます。
各業務の〆切や打ち合わせの回数が多い繁忙期などには、セルフミーティングを駆使して時間を極力無駄にせず、どんどん仕事を片づけていくようにしています。
ビジネスシーンだけではなく、日常生活のイベントが重なる忙しい時期など、様々なシーンでセルフミーティングは活用できます。
当記事では筆者のセルフミーティングの経験をベースに、例文などを使ってセルフミーティングのやり方やメリットをご紹介していきます。
当記事でわかること
- セルフミーティングをするとどんなメリットがあるのか
- セルフミーティングのやり方（と、筆者の実例）
【メリット】
効率よくタスクを処理できる
セルフミーティングであらかじめその日のスケジュールを立て、動きを整理しておけば、その日の「やるべきこと」が明確になります。
セルフミーティングの効果
- その日のやるべきことが明確になるので、行動に迷いがなくなる。
- 「行動する」ということに対するハードルが下がるため、タスクを片づけやすくなる。
- 途中で「次はどう動くか」を考えるために立ち止まる時間がなくなる。
- タイムロスを減らせる。
- 次の行動を考えている間がないので集中力が途切れにくくなる。
タスク自体はtodoリストで管理できますが、併せてジャーナリングを通してセルフミーティングを行うことで、1日の過ごし方のイメージがよりはっきりして行動しやすくなります。
＞todoリストに関する記事はこちら
リセット効果
例えば仕事量が多く忙しくしている際に、さらに新しい仕事や情報が舞い込んでくると、頭の中で情報が整理しきれなくなってきます。
頭の中だけで処理できる情報量はあまり多くないので、膨大な情報量に圧倒されて焦りが生じたり、各タスクの優先順位があいまいになってきます。
そこで短時間でもいいのでセルフミーティングを挟むと、焦る気持ちを落ち着けることができたり、この後の行動について計画を立て直すことができます。
セルフミーティングによるリセット効果
- 仕事から一時的に距離を置いて気持ちにリセットをかけ、冷静さを取り戻す。
- 頭の中で散らかっている情報を整理し、この後の行動計画を立て直すことで効率よく行動できる。
【やり方】筆者の実例で見るセルフミーティング
「今日の予定」というテーマでジャーナリングする
やり方は「今日の予定」というテーマでジャーナリングするだけです。
セルフミーティングのやり方
- 今日の予定について思い浮かんだ考え、言葉をすべて紙の上に書き出す。
- もし関係ない内容だったとしても、思い浮かんだのであればすべて紙に書き出す。
- 頭の中で「これは書いていいものなのか」など、書き出す言葉を選ぶ必要はない。
考えを書き出していくうちに、「あれを今日やっておこう」「○○と△△は明日にした方が良さそう」「この順番でタスクを片づけていこう」など、どんどん思考が整理され、1日の過ごし方のイメージがより鮮明になっていきます。
例：ひとつのタスクの流れを深堀りする
「資料を作成する」などの工程数の多いタスクは、必要な工程を整理していくことで、より効率的に動けるようになります。
例：職場で使う資料を作成する
明後日までに提出する資料を今日中に完成させたい。
先輩が提出前にチェックしてくださるから、15時くらいまでに完成させて先輩に渡したほうが良さそう。
1点よくわからん箇所があるから、朝イチで他部署の〇〇さんからデータもらって確認しよう。
データもらうまでに時間かかる可能性があるから、もし時間ができたらその間に明日のミーティングの議題の確認と、必要であれば資料の準備をしよう。
「資料を作成する」というひとつのタスクですが、工程数が多いタスクの場合は、「どんな作業が必要なのか」「どの順番で作業すればいいか」など、具体的な部分を整理しておくことでスムーズにタスクを片づけることができます。
例：各タスクを片づける順番を決める
深く考えず浮かんだ考えをひたすら紙の上に並べていき、書き出した中から必要な情報を拾ってスケジュールを組み立てていくことができます。
例：今日1日の仕事のスケジュールを立てる
14時から会議があるから事前に資料を読んでおきたい。
昼休み明けの13時から読みだしたとして、万が一途中で内線かかってきたり、急な仕事が入って会議までに全部読まれへんかったら怖いから、朝イチから資料読もう。
今日中に1件返信せなあかんメールがあるから、資料読む→メールの返信の順番にしよう。
業務引き継ぎ用に簡単なマニュアル作れたら引き継ぎ時の説明が楽になるな。作りたいな。でも今週〆切のデータ集計が先かな…。
今日は資料読む→メール返信→データ集計→マニュアル作成の順番でいこう。
スケジュールや計画は細かく決めなくても大丈夫
スケジュールや計画は、必ずしも詳細に決める必要はありません。
理由は想定外の事態が発生したときに、あらかじめ決めたとおりに行動できなくなる可能性があるからです。
実際に行動してみると、思ったよりもタスクを片づけるのに時間がかかったり、途中で急な仕事や電話対応をする必要が出てくるなど、想定外の事態でスケジュール通りに過ごせないこともあります。
詳細なスケジュールや計画を立てていても、想定外の事態で計画が狂うことに対してストレスを感じてしまう場合は、あえて最初からざっくりとした計画を立てたり、想定外の事態を見越してスケジュールに余裕を持たせるなどの対策が有効です。
【実施タイミング】
セルフミーティングはいつでも必要なときにできます。
1日のスケジュールを円滑にこなすという観点では、朝（もしくは前日）に計画を立て、昼ごろに計画の見直しをするという流れがおすすめです。
朝：1日のスケジュールや行動計画を立てる
その日1日のスケジュールや行動計画を立てていきます。
想定外の事態でスケジュール通り行動できない可能性があるので、「だいたいこのスケジュールで動けたらいいなぁ」くらいの気持ちで作るのがおすすめです。
昼：午前の進捗を受けて午後からのスケジュールを見直す
お昼時のセルフミーティングでは、午前の進捗を受けて、午後からのスケジュールを見直すことができます。
朝に立てた計画通りに行動できなかったとしても、お昼の時点で計画を立て直すことで気持ちを切り替えて午後を過ごすことができます。
午後の過ごし方を見直す方法
- 午前の進捗確認（スケジュール通りに仕事が完了したかなど）
- 午前中に新しく入ってきた仕事があるか確認
- 上記2点も含めて、仕事の優先順位や午後からのスケジュールを考える
- 問題なければ見直しせず午後もスケジュール通りに過ごす
夜：翌日のスケジュールを考える
夜は翌日の全体のスケジュールを考えたり、翌朝起きてから家を出るまでの行動の流れを考える時間にできます。
夜にセルフミーティングを行うケース
- 朝は忙しいからセルフミーティングを行う時間がない。
- 翌日のスケジュールが決まってないと不安で寝付けない。
- 起床～家を出るまでの流れを決めておいて、支度する際のタイムロスをなくしたい。
随時：カオスになってきた状況をリセットしたい時
忙しくしている中でさらに新しい仕事や情報が舞い込んでくると、頭の中で情報がごちゃごちゃになって焦りが生じてしまいます。
そんな時は、短時間でもいいので一旦立ち止まってセルフミーティングをするのがおすすめです。
セルフミーティングを挟むことで頭の中の情報を整理して、落ち着いてこの後も行動できるようになります。
まとめ
当記事ではジャーナリングを通してスケジュールや計画を立てるメリットと、やり方について解説してきました。
- セルフミーティング＝「今日の予定」というテーマでジャーナリングする。
- セルフミーティングを通して1日のスケジュールや行動を整理すると、やるべきことが明確になり、タスクが片づけやすくなる。
- 実施タイミングはいつでもOK。筆者のおすすめは朝と昼。
- その日の途中でもセルフミーティングを挟むことで、気持ちにリセットをかけたり、この後の動きについて計画を立て直すことができる。
セルフミーティングは老若男女問わず、誰でも活用できるジャーナリングの活用法です。
「やること多くて忙しいな」「思うようにタスクが片付かないな」と思うときはぜひ活用してみてください。
参考文献など
安田修（2022）「自分を変えるノート術」明日香出版社